1. Vad är Lagpunkten Bas?

Lagpunkten Bas är ett webbaserat verktyg för att hantera ditt företags lagefterlevnad. Med Lagpunkten Bas skapar du en laglista – en sammanställning av de lagar, förordningar, föreskrifter och direktiv som din verksamhet måste förhålla sig till.

För varje lag i listan kan du dokumentera:

• Vilket krav i lagen som berör er verksamhet
• Vilken kontroll ni har för att kravet följs
• Vilket resultat som visar att kontrollen efterlevs

Lagpunkten håller databasen med lagar uppdaterad och markerar i din lista när en lag har fått nya ändringar – så att du alltid vet vilka lagar du behöver se över.

2. Kom igång

När du registrerar ett nytt abonnemang väljer du en startlaglista att utgå ifrån. Det snabbaste sättet att komma igång är att använda en av Lagpunktens branschlaglistor.

Välj branschlaglista

Lagpunkten samarbetar med ett antal branschorganisationer och har tagit fram färdiga laglistor för vanliga branscher – t.ex. Arbetsmiljö, Elektronikföretag, Kontor allmänt och en allmän Grundlista.

1. Välj det område eller den bransch som bäst stämmer överens med er verksamhet i menyn som visas första gången du loggar in.
2. Klicka på Kopiera branschlaglista.
3. Du kommer direkt till din laglista och kan börja arbeta med den.

Lägg till lagar manuellt

Om du inte vill utgå från en branschlaglista, eller vill komplettera din befintliga lista, kan du lägga till enskilda lagar via sökfunktionen.

1. Klicka på fliken Sök författningar.
2. Sök på fritext, beteckning, instans eller välj bland fördefinierade urval (kategori, bransch, instans).
3. Klicka på Lägg till i min laglista vid de lagar du vill ha. Om knappen är grå är lagen redan tillagd.
4. Klicka på Min laglista när du är klar för att återgå till din laglista.

Ta bort lagar

Gå till din laglista och hitta den lag du vill ta bort. Klicka på ta bort-ikonen (papperskorg) längst till höger på raden och bekräfta med Radera.

3. Laglistan

Laglistan är startsidan i Lagpunkten Bas och visar alla lagar i din aktuella laglista. Härifrån navigerar du till en enskild lag för att läsa om den och uppdatera efterlevnaden.

Kolumner och sortering

Laglistan visar information om varje lag i kolumner. Klicka på en kolumnrubrik för att sortera listan stigande eller fallande efter den kolumnen. Klicka igen för att byta sorteringsriktning.

Standardkolumnerna inkluderar beteckning (SFS-nummer eller motsvarande), lagnamn, instans (ansvarigt organ), typ av reglering, ikraftträdandedatum, datum för senaste kontroll samt efterlevnadsstatus.

Kolumnfilter

Direkt under varje kolumnrubrik finns ett filterfält för snabbfiltrering. Skriv in söktermen och tryck Enter eller klicka på sökikonen för att filtrera listan.

• Textkolumner – fritext, matchar var som helst i fältet.
• Datumkolumner – välj mellan före, efter eller ett datumintervall med en datumväljare.
• Dropdown-kolumner (instans, typ) – välj ett värde ur listan för exakt matchning.

Filter kombineras – du kan t.ex. filtrera på en viss instans och ett datumintervall samtidigt. Filterstatus bibehålls inom sessionen.

Sökning

Utöver kolumnfilter finns en fullständig sökpanel tillgänglig via Sök-knappen ovanför listan.

• Enkel sökning – skriv valfri text. Sökningen söker i all information om lagarna, inklusive beskrivning och ändringshistorik.
• Avancerad sökning – kombinera flera filter: instans, typ, datumintervall, beteckning, namn, egna kolumner och mer. Tryck Enter i ett fält för att starta sökningen direkt.

Statusikoner i laglistan

Varje lag i listan visas med statusikoner som ger en snabb överblick över efterlevnadsläget och om det finns nya ändringar att hantera.

Öppna en lag

Dubbelklicka på en rad i laglistan för att öppna detaljvyn för den lagen.

4. En lag i detalj

Detaljvyn för en lag innehåller fyra paneler. Klicka på en panelrubrik för att expandera eller komprimera den. Panelerna Information om författningen och Efterlevnad har dessutom en höjdbrytare – klicka på pilsymbolen i rubriken för att växla mellan komprimerat läge och full höjd.

Information om författningen

Här visas grundläggande information om lagen hämtad från Lagpunktens databas:

• Författning – det fullständiga namnet på författningen.
• Senaste ändring publicerad – datum då den senaste ändringen publicerades. Om inga ändringar finns, visas publiceringsdatum för själva författningen.
• Senaste ändring ikraft – ikraftträdandedatum för den senaste ändringen. Ikraftträdandedatum är när bestämmelsen börjar gälla, vilket i vissa fall kan vara successivt.
• Senaste ändring – beteckningen på den senaste ändringen.
• Ersatt av – om lagen upphört och ersatts av en annan författning visas den ersättande beteckningen här.
• Länk – direktlänk till lagen i original hos utgivaren.

Ändringar

Panelen Ändringar visar en kronologisk lista över alla ändringar som gjorts i lagen, med den senaste ändringen överst. För varje ändring visas beteckning, datum och Lagpunktens kommentar om vad ändringen innebär.

Om en lag har många ändringar kan panelinnehållet scrollas – en scrolllist visas automatiskt när innehållet är längre än det synliga området.

Ändringar markerade med en amber-indikator är nya sedan du senast kontrollerade lagen och kräver din uppmärksamhet.

Efterlevnad

Efterlevnadspanelen är där du registrerar och hanterar din organisations styrning för lagen. Varje lag kan ha ett eller flera krav, vart och ett med tillhörande kontroll och resultat. Se avsnitt 5 för detaljer om hur du skapar och ändrar efterlevnad.

Längst upp i panelen finns ett statusfält där du kan sätta den övergripande statusen för lagen: Efterlevd, Efterlevd med varning eller Ej efterlevd. Du anger också datum för senaste kontroll här.

Egen information

Panelen Egen information innehåller fält som du fyller i för din organisation:

• Ansvarig person – den användare i din organisation som ansvarar för denna lag. Se avsnitt 7.
• Kommentar – fritextfält för egna anteckningar om lagen, t.ex. interna hänvisningar eller beslut.
• Egna kolumner – upp till fyra egna fält som du konfigurerat i Inställningar (t.ex. Område, Avdelning). Se avsnitt 8.

Klicka på pennikonen för att redigera fälten. Klicka på den gröna diskettikonen för att spara, eller på kryssikonen för att ångra.

5. Styrningsmodellen

Lagpunktens styrningsmodell bygger på tre nivåer som tillsammans dokumenterar hur din organisation uppfyller ett lagkrav.

En lag kan ha flera krav om lagen berör er på mer än ett sätt. Varje krav har sin egna kontroll och sitt eget resultat.

Skapa efterlevnad

1. Dubbelklicka på en lag i laglistan för att öppna den.
2. Öppna panelen Efterlevnad och klicka på Lägg till krav.
3. Ange vilket krav i lagen som gäller för er. Klicka på den gröna diskettikonen för att spara.
4. Klicka på pilen för att lägga till kontroll. Spara med disketten.
5. Klicka på pilen igen för att ange resultat. Spara med disketten.
6. Sätt statusen till Efterlevd när allt är klart.

Upprepa från steg 2 för varje ytterligare krav inom samma lag.

Ändra efterlevnad

1. Öppna lagen och gå till panelen Efterlevnad.
2. Klicka på pennikonen bredvid den text du vill ändra.
3. Korrigera texten och klicka på disketten för att spara.

Textredigeraren stöder grundläggande formatering: fet, kursiv och understruken text. Du kan även klistra in text från externa källor – Lagpunkten rensas automatiskt bort tecken som kan orsaka problem.

6. Hantera lagändringar

Lagpunkten bevakar alla lagar i sin databas och markerar i din laglista när en lag fått nya ändringar. Du behöver inte leta efter ändringar själv.

Det kommer en ändring – hur gör jag?

När du ser ett utropstecken bredvid en lags ändringsbeteckning, eller statusen Efterlevd med varning, finns det nya ändringar att hantera.

1. Klicka på kolumnrubriken Ändrad för att sortera listan i datumordning och snabbt se vilka lagar som nyligen ändrats.
2. Dubbelklicka på lagen för att öppna den.
3. Öppna panelen Ändringar. Den senaste ändringen finns överst. Läs Lagpunktens kommentar för att bedöma om ändringen påverkar er efterlevnad.
4. Gå till panelen Efterlevnad.
   • Om kravet eller kontrollen inte påverkas: kontrollera att status är Efterlevd och uppdatera datum för kontroll.
   • Om kravet eller kontrollen påverkas: klicka på pennikonen och uppdatera texterna. Sätt status till Efterlevd när klart.
5. Återgå till laglistan och fortsätt med nästa lag.

En lag upphör att gälla – hur gör jag?

När en lag upphör att gälla läggs texten UPPHÖR till i beteckningen i laglistan. Du kan även filtrera på upphörda lagar via sökpanelen.

Om det INTE finns en ersättande lag

1. Notera datum för när upphörandet träder ikraft.
2. Ta bort lagen från laglistan på eller efter det datumet.

Om det FINNS en ersättande lag

1. Lägg till den ersättande lagen i laglistan via Sök författningar.
2. Ange krav och kontroll för den nya lagen. Du kan kopiera och anpassa texterna från den upphörande lagen.
3. Ta bort den upphörande lagen från laglistan, tidigast på datumet för upphörandet.

7. Ansvarig person

För varje lag i din laglista kan du utse en ansvarig person – en användare i din organisation som har ansvar för att hålla efterlevnaden för den lagen uppdaterad.

Ansvarig person visas som en kolumn i laglistan och kan användas som filter i sökningen. På så vis kan du snabbt filtrera fram alla lagar som en viss person ansvarar för.

Ange ansvarig person

1. Öppna en lag genom att dubbelklicka på den.
2. Gå till panelen Egen information.
3. Klicka på pennikonen och välj en person i fältet Ansvarig person.
4. Spara med disketten.

Konfigurera tillgängliga användare

Vilka användare som är valbara som ansvariga konfigureras under Inställningar. Se avsnitt 9.

8. Egna kolumner och fält

Lagpunkten Bas låter dig skapa upp till fyra egna kolumner (fält) för att sortera och gruppera lagarna på det sätt som passar din organisation. Vanliga användningsområden är t.ex. Område (Miljö, Arbetsmiljö, Transport) eller Avdelning.

Skapa en egen kolumn

1. Klicka på fliken Inställningar.
2. Klicka på en kolumnpanel (Kolumn 1–4).
3. Ange ett namn för fältet.
4. Markera om fältet ska synas som kolumn i laglistan, om det ska kunna användas i sökningar och om du vill ha en förvald droplista med alternativ.
5. Om du valt droplista: ange de alternativ som ska finnas, ett per rad.
6. Klicka på Spara.

Ange kolumnvärde på en lag

1. Öppna en lag och gå till panelen Egen information.
2. Klicka på pennikonen för att aktivera redigering.
3. Välj eller ange ett värde i ett eller flera av de egna fälten.
4. Spara med disketten.

Söka med egna kolumner

De egna kolumnerna är tillgängliga som filter i den avancerade sökningen. Du kan kombinera dem med andra sökfält för att t.ex. visa alla Miljö-lagar med status Efterlevd med varning.

9. Inställningar

Under fliken Inställningar konfigurerar du Lagpunkten Bas för din organisation. Inställningar är åtkomliga för användare med full behörighet (inte läsbehörighet).

Egna kolumner

Skapa och hantera upp till fyra egna kolumner. Se avsnitt 8 för detaljer.

Användare och ansvariga

Lägg till de användare i din organisation som ska kunna väljas som ansvarig person för lagar. Användare som har tillgång till Lagpunkten Bas via DNN-portalen är automatiskt tillgängliga, men du kan styra vilka som syns i listan för ansvarig person.

Laglisteinformation

Ange namn och övrig information för din laglista. Informationen används bl.a. i utskrifter och i rapporter.

10. Utskrifter och export

Lagpunkten Bas har tre typer av utskrifter, anpassade för olika användningssituationer. Utskrifter nås via skrivarikonen ovanför laglistan, eller direkt från en öppen lag.

Laglista – bokformat

En fullständig rapport i bokformat med en lag per avsnitt, komplett med beskrivning, ändringshistorik och metadata. Lämpar sig för inledande juridisk genomgång, compliance-onboarding och juridiska presentationer. Innehåller innehållsförteckning med länk till varje lag.

• Format: Stående A4.
• Välj vilka datumkolumner som ska inkluderas.
• Valfritt: inkludera efterlevnadsmatrisen (krav, kontroll, resultat).

Internrevision – tabellformat

Kompakt tabellformat för löpande internrevision. Fokuserar på efterlevnadsmatrisen, status, kontrolldat och ändringsmarkeringar. Lämpar sig för regelbundna genomgångar och uppföljning.

• Format: Tabellform, liggande vänligt.
• Export till Excel eller HTML.
• Välj vilka kolumner och datumfält som ska inkluderas.

Enskild lag

Skriver ut detaljvyn för en enskild lag med full information om författningen, ändringshistorik och efterlevnadsmatris. Nås direkt från detaljvyn för en lag.

Utskriftsprocess

1. Klicka på skrivarikonen ovanför listan (eller i detaljvyn).
2. Välj utskriftstyp och format i dialogrutan.
3. Välj vilka fält och datumkolumner som ska inkluderas.
4. Klicka på Skriv ut / Exportera.
5. För HTML: sidan öppnas i en ny flik – använd webbläsarens utskriftsfunktion för att skriva ut eller spara som PDF.
6. För Excel: filen laddas ned till din nedladdningsmapp.

11. Användarroller

Lagpunkten Bas har två behörighetsnivåer:

Roller konfigureras av administratören i DNN-portalen. Kontakta din systemadministratör för att ändra din behörighetsnivå.

12. Kontakt och support

Om du har frågor eller behöver hjälp med Lagpunkten Bas kan du kontakta oss:

• E-post: [email protected]
• Hemsida: www.lagpunkten.se
• Telefon: 0703-68 34 34

Du kan även använda kontaktformuläret på vår hemsida.